Allgemeine Zertifizierungsbedingungen (Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Zertifizierung von Managementsystemen und Infrastrukturen) der Probatio Cert UG (haftungsbeschränkt)

Kurzbezeichnung: FB-AGB

Klassifizierung: öffentlich

Verantwortlicher: GF

§ 1 Geltungsbereich und Gegenstand

Diese Bedingungen gelten für die zwischen der Probatio Cert UG (haftungsbeschränkt) (im Folgenden „Probatio Cert“ genannt) und ihren Kunden geschlossenen Verträge. Sie finden Anwendung, soweit nichts anderes schriftlich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Diese Bedingungen haben die Durchführung von Auditdienstleistungen der Probatio Cert beim Kunden mit dem Ziel der Zertifizierung von Managementsystemen und Infrastrukturen (im Folgenden als „Audits“ bezeichnet) durch Auditoren, Gutachter, Prüfer und Fachexperten der Probatio Cert (im Folgenden „Auditor“ genannt“) zum Gegenstand. Gegenstand des Vertrages ist die Durchführung der beauftragten Zertifizierungsdienstleistung nicht die Erzielung eines bestimmten Erfolges.

§ 2 Dienstleistungsgegenstand

Im Rahmen von Audits prüft die Probatio Cert das Managementsystem oder die Infrastruktur des Kunden oder davon, um die Konformität zu festgelegten Kriterien sowie die Wirksamkeit des Managementsystems. Im Ergebnis erhält der Kunde einen Auditbericht. Sofern die zugrundeliegenden Auditkriterien erfüllt sind, erhält der Kunde ein Zertifikat bzw. eine Urkunde.

§ 3 Durchführung der Dienstleistung

Die Probatio Cert führt ihre Dienstleistung unabhängig, neutral und objektiv durch. Vereinbarungen zu Auditkriterien, Art, Umfang und Terminen treffen die Parteien gesondert. Wird im Audit Nichtkonformität oder werden Verbesserungspotenziale in Bezug auf die vereinbarten Auditkriterien festgestellt, sind die Korrekturmaßnahmen innerhalb einer angemessenen, von den zugrundeliegenden Regelwerken und den Akkreditierungsvorgaben definierten Frist nachweislich vom Kunden zu planen und umzusetzen. Ein Zertifikat erteilt die Probatio Cert erst, wenn Nichtkonformität abgestellt wurde, soweit diese die Wirksamkeit des Managementsystems beeinträchtigt oder ein hohes Risiko für die Infrastruktur bedeutet. Erfüllungsort der Audits ist der Ort der Leistungserbringung des Kunden.

§ 4 Auswahl der Auditoren

Die Auswahl und Bestimmung der Anzahl der einzusetzenden Auditoren obliegt der Probatio Cert. Diese stellt dem Kunden Kurzvorstellungen der Auditoren zur Verfügung. Sie benennt die Auditoren. Sie wird nur Auditoren einsetzen, die aufgrund ihrer fachlichen und persönlichen Qualifikation, Erfahrungen und Fähigkeiten für die Durchführung des Audits geeignet sind. Dies beinhaltet insbesondere die notwendigen Berufungen und Auditerfahrungen. Die Probatio Cert behält sich vor andere Auditoren gleicher Eignung einzusetzen. Der Kunde ist berechtigt die vorgeschlagenen Auditoren zu Beginn eines dreijährigen Zertifizierungszyklus abzulehnen. Die Probatio Cert wird sodann einen neuen Vorschlag unterbreiten. Fallen Auditoren während eines Audits oder innerhalb eines Zertifizierungszyklus aus, vereinbaren die Parteien das Vorgehen.

§ 5 Vereinbarung von Terminen

Die Termine zur Durchführung der Audits werden mit einem möglichst großen Vorlauf vereinbart. In der Regel wird der Termin für das nächste Audit bereits zum Abschluss eines davor durchgeführten Audits vereinbart. Kann ein bereits vereinbarter Termin aus Gründen, die der Kunde zu verschulden hat, nicht stattfinden, ist die Probatio Cert berechtigt die für die Vorbereitung und Durchführung tatsächlich entstandenen Aufwände und Schäden in Rechnung zu stellen.

§ 6 Vertraulichkeit und Aufbewahrung von Unterlagen

Die Parteien verpflichten sich, über alle Tatsachen, die ihnen im Zusammenhang mit den Audits bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Dies trifft insbesondere auf Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Kunden, dessen Geschäftsverbindungen sowie Auditergebnisse zu. Die Probatio Cert wird Informationen an Dritte nur mit schriftlichem Einverständnis des Kunden weiterleiten. Ausgenommen hiervon sind Offenlegungspflichten gegenüber der Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH. In diesen Fällen stellt die Probatio Cert sicher, dass die Vertraulichkeit zwischen ihr und der Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH, deren Mitarbeitern und Erfüllungsgehilfen vereinbart ist.

Der Kunde ist verpflichtet alle Kenntnisse und Informationen über die Probatio Cert und deren Erfüllungsgehilfen vertraulich zu behandeln. Er verpflichtet seine Erfüllungsgehilfen entsprechend. Der Kunde ist berechtigt, den Auditbericht vollständig weiterzugeben. Eine auszugsweise Weitergabe ist nicht gestattet. Alle dem Kunden durch die Probatio Cert überlassenen Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Dies gilt insbesondere für das Zertifizierungssymbol der Probatio Cert. Werden dem Kunden im Rahmen der Audits Unterlagen überlassen, wird der Kunde diese nur intern verwenden. Er wird diese Unterlagen nicht Dritten zugänglich machen oder für andere, als die vereinbarten Zwecke nutzen.

Die Probatio Cert bewahrt Aufzeichnungen nach Abschluss eines Audits für einen Zertifizierungszyklus auf, auch wenn das Vertragsverhältnis beendet wurde.

§ 7 Akkreditierung und Zulassung

Sofern die Probatio Cert Audits in Regelwerken durchführt, die der Überwachung durch die Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH unterliegen, verpflichtet sich die Probatio Cert die Akkreditierungsregeln umzusetzen und Zertifikate nur dann auszustellen, wenn sie über eine gültige Akkreditierung verfügt. Der Kunde ist zur Mitwirkung beim Erhalt der Akkreditierungen verpflichtet. Er muss Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen der Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH die Teilnahme an Audits ermöglichen und ihnen Einblick in Unterlagen sowie auftragsbezogene Daten gewähren. Die Teilnahme der Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH an Audits kann weder von der Probatio Cert oder dem Kunden abgelehnt werden. Der Kunde kann jedoch die Teilnahme einzelner Mitarbeiter oder Erfüllungsgehilfen der Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH verweigern, wenn Risiken bezüglich deren Unparteilichkeit bestehen.

§ 8 Haftung

Die Probatio Cert haftet durch von ihr, ihren gesetzlichen Vertreter oder ihren Erfüllungsgehilfen durch leichte Fahrlässigkeit (mit-)verursachte Schäden nur, wenn und soweit diese auf der Verletzung solcher Pflichten beruhen, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen haftet die Probatio Cert nur für Schäden, wenn und soweit sie von ihr, ihren gesetzlichen Vertretern oder ihren Erfüllungsgehilfen vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht worden sind. Dabei beschränkt sich die Haftung stets auf solche Schäden, mit denen sie vernünftigerweise rechnen musste. Diese Haftungsbeschränkungen gelten nicht für schuldhafte Verletzungen des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder Garantien.

Für einen einzelnen Schadensfall ist die Haftung auf maximal 250.000 EUR begrenzt. Als einzelner Schadensfall gilt die Summe der Schadensersatzansprüche aller Anspruchsberechtigen, die sich aus einer Einzelnen, zeitlich zusammenhängend erbrachten, abgrenzbaren und insoweit einheitlichen Leistung ergibt. Bei Vorhersehbarkeit eines wesentlich höheren Schadensrisikos ist die Probatio Cert verpflichtet, dem Kunden eine höhere Haftungssumme anzubieten, wobei sie ihre Vergütung entsprechend anpassen kann.

Die Probatio Cert haftet nicht für die unsachgemäße Anwendung oder Umsetzung der im Rahmen der Audits oder in den Auditunterlagen enthaltenen Empfehlungen durch den Kunden.

Schadensersatzansprüche des Kunden gegen die Probatio Cert können nur innerhalb eines Jahres geltend gemacht werden, nachdem der Kunde von dem Schaden und von dem anspruchsbegründenden Ereignis Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste, in jedem Fall aber in 5 Jahren ab Anspruchsentstehung. Die Verkürzung der Verjährung gilt nicht in Fällen von grober Fahrlässigkeit, Vorsatz oder Arglist. Das Recht, die Einrede der Verjährung geltend zu machen, bleibt unberührt.

§ 9 Verzeichnis der Zertifizierungen

Die Probatio Cert führt und veröffentlicht auf Anfrage ein Verzeichnis aller Kunden mit gültiger Probatio Cert-Zertifizierung. Diese Veröffentlichung beinhaltet Name und Anschrift der zertifizierten Organisationen, das Regelwerk und dessen Geltungsbereich. Die Probatio Cert kann die Zertifikate der Auftraggeber für Referenzen und zu Werbezwecken verwenden inklusive der Logos, Markenzeichen und des Kundennamen. Hierzu gilt das Einverständnis des Kunden als erteilt.

§ 10 Aufrechterhaltung und Erneuerung der Zertifizierung sowie Audits aus besonderem Anlass

Die Probatio Cert überprüft zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems oder der Infrastruktur regelmäßig. Hierfür finden jährliche Überwachungsaudits statt. Nach Ablauf eines Zertifizierungszyklus muss das Zertifikat erneuert werden.

Die Probatio Cert kann bei berechtigtem Zweifel an der Konformität oder Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems oder der Konformität der zertifizierten Infrastruktur zu den zugrundeliegenden Auditkriterien nach Abstimmung mit dem Kunden außerplanmäßige Audits durchführen. Die Auditoren werden von der Probatio Cert bestimmt. Ein Einspruchsrecht des Kunden besteht nicht.

§ 11 Pflicht zur Einführung und Aufrechterhaltung eines Managementsystem durch den Kunden

Der Kunde muss ein dokumentiertes Managementsystem einführen und aufrechterhalten, das die Anforderungen der Auditkriterien erfüllt, die der Zertifizierung zugrundeliegen. Im Falle von Infrastrukturen ist der Kunde verpflichtet die Erfüllung der Auditkriterien bei der Planung und dem Betrieb zu berücksichtigen.

§ 12 Darlegungspflicht

Der Kunde muss gewährleisten, dass die Probatio Cert Zugang zu allen zur Erfüllung des Auftrages notwendigen Informationen, Personen und Räumlichkeiten hat. Er stellt sicher, dass seine Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen dem Auditor der Probatio Cert gegenüber rechtzeitig, wahrheitsgemäß und vollständig Auskunft erteilen, die im Rahmen des Audits relevant ist. Der Probatio Cert wird auf Anfrage Zugang zu allen Informationen und Aufzeichnungen über die Behebung von Nichtkonformität gewährt.

§ 13 Mitteilung über Änderungen

Der Kunde informiert die Probatio Cert unverzüglich über Änderungen, die Einfluss auf die Zertifizierung haben. Die Probatio Cert ist insbesondere über den Kauf oder Verkauf von Unternehmensteilen, Eigentümerwechsel, Änderungen des Tätigkeitsfeldes, grundlegende Prozessänderungen oder die Eröffnung von Konkurs- oder Vergleichsverfahren schriftlich zu informieren.

Bei der Anwendung von Stichprobenverfahren oder Matrixzertifizierungen teilt der Kunde alle Änderungen, die Einfluss auf das Verfahren haben, der Probatio Cert schriftlich, rechtzeitig vor dem nächsten Audit mit.

§ 14 Unabhängigkeit der Auditierung

Der Kunde ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der Probatio Cert, ihrer Mitarbeiter, Auditoren und Erfüllungsgehilfen beeinträchtigen könnte. Insbesondere ist es dem Kunden untersagt Angebote für Beratungstätigkeiten, für die Durchführung interner Audits, Anstellungen und Aufträge auf eigene Rechnung zu unterbreiten, gesonderte Honorarabsprachen zu treffen oder sonstige geldwerte Zuwendungen zu leisten.

§ 15 Preise und Zahlungsbedingungen

Es gilt die Preisliste der Probatio Cert in der jeweils gültigen Fassung, soweit vertraglich nicht anders vereinbart. Der Auftrag wird nach der Auditdurchführung und der Übergabe des Auditberichtes abgerechnet. Neue Zertifikate und Zertifizierungssymbole werden erst nach vollständiger Begleichung der Rechnung ausgehändigt. Das Aushändigen des Zertifikats kann gesondert in Rechnung gestellt werden. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar.

§ 16 Erteilung von Zertifikaten und Zertifizierungssymbolen

Die Probatio Cert erteilt bei Erfüllung aller Auditkriterien und vertraglichen Verpflichtungen ein Zertifikat und händigt dieses dem Kunden aus. Die Entscheidung über die Zertifizierung obliegt allein der Probatio Cert auf Grundlage der im Auditbericht dargelegten Empfehlung der Auditoren. Die Zertifikate der Probatio Cert haben regelmäßig eine Gültigkeit von drei Jahren. Die Zertifikatsgültigkeit beginnt mit der Feststellung der Konformität.

§ 17 Nutzung von Zertifikaten und Zertifizierungssymbolen

Der Kunde kann das Zertifikat und die Zertifizierungssymbole für werbliche Zwecke nutzen. Die Nutzung ist auf den Geltungsbereich und die Geltungsdauer der Zertifizierung beschränkt. Eine Übertragung von Zertifikaten oder Zertifizierungssymbolen auf Rechtsnachfolger oder andere Entitäten ist ausgeschlossen.

Zertifizierungssymbole dürfen weder auf Produkten oder Produktverpackungen angebracht, nicht auf Laborprüfberichten, Kalibrierscheinen, Inspektionsberichten oder Zertifikaten oder in irgendeiner anderen Art und Weise verwendet werden, die als Kennzeichnung für die Produktkonformität interpretiert werden könnte. Dies gilt für Dienstleistungen analog. Die Probatio Cert prüft im Rahmen der Audits die korrekte Verwendung des Zertifikates und der Zertifizierungssymbole.

Wird eine Zertifizierung ausgesetzt, entzogen oder annulliert, ist der Kunde verpflichtet jede Werbung damit einzustellen. Der Kunde muss entzogene oder annullierte Zertifikate zurückgeben. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen.

Der Nachdruck und die Veränderung von Zertifikaten darf nur durch die Probatio Cert erfolgen.

§ 18 Nichterteilung und Verweigerung der Zertifizierung

Eine Zertifizierung und die Erteilung eines Zertifikates erfolgen nur, wenn die Auditkriterien und alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt sind. Nichtkonformität wird durch den Auditor dokumentiert. Der Kunde schlägt dem Auditor Maßnahmen vor, die zur Abstellung der Nichtkonformität geeignet sind. Der Auditor kann hierfür Auflagen dokumentieren. Er setzt eine Frist zur Behebung. Nichtkonformität ist innerhalb der gesetzten Frist unter Beachtung der Auflagen zu beheben. Soweit dies zur Bewertung der Konformität und der Wirksamkeit des Managementsystems erforderlich ist, wiederholt die Probatio Cert das Audit ganz oder in Teilen. Die Kosten für die Wiederholung trägt der Kunde.

Eine Zertifizierung wird nicht erteilt, wenn Nichtkonformität nicht innerhalb der gesetzten Frist wirksam behoben wurde oder die Voraussetzungen auch nach zwei wiederholten Audits nicht gegeben sind. Das Zertifizierungsverfahren wird dann mit einem Bericht abgeschlossen.

§ 19 Aussetzung eines Zertifikats und Wiederherstellung nach einer Aussetzung

Erfüllt der Kunde seine vertraglichen Pflichten gegenüber der Probatio Cert nicht, kann diese das erteilte Zertifikat aussetzen. Dies gilt insbesondere, wenn

Maßnahmen zur Behebung von Nichtkonformität nicht innerhalb einer vereinbarten Frist wirksam umgesetzt,
Termine für Audits zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung (Überwachungsaudits) nicht wahrgenommen werden können und dadurch eine Frist von zwölf Monaten nach dem letzten Audit überschritten wird,
die Probatio Cert nicht rechtzeitig über Änderungen informiert wurde, die die Konformität mit den Auditkriterien beeinflussen oder
ein Zertifikat oder ein Zertifizierungssymbol in irreführender Weise verwendet wird.

Eine Aussetzung wird dem Kunden schriftlich unter Setzung einer Frist zur Behebung angezeigt. Reagiert der Kunde auf die schriftliche Anzeige nicht, informiert die Probatio Cert ihn schriftlich über die Aussetzung. Sie benennt die Gründe für die Aussetzung und legt Maßnahmen fest, deren Umsetzung für die Wiederinkraftsetzung erforderlich sind. Die Aussetzung des Zertifikates erfolgt in der Regel auf 90 Tage befristet. Werden die geforderten Maßnahmen innerhalb der festgesetzten Frist nachweislich wirksam umgesetzt, wird die Aussetzung der Zertifizierung zurückgenommen und die Wiederherstellung der Zertifizierung durchgeführt.

§ 20 Entzug von Zertifikaten

Nach schriftlicher Ankündigung kann die Probatio Cert Zertifikate entziehen oder für ungültig erklären, sofern

die Frist für die Aussetzung der Zertifizierung abgelaufen ist,
die Konformität des Managementsystems mit den Auditkriterien nicht gewährleistet ist,
der Kunde nach Aussetzung des Zertifikats weiterhin mit der Zertifizierung wirbt,
der Kunde seine Zertifizierung in einer Form anwendet, die die Zertifizierungsstelle in Verruf bringt,
die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikats geführt haben, nicht mehr gegeben sind,
der Kunde nicht bereit ist, Nichtkonformität zu beseitigen oder
der Kunde das Vertragsverhältnis mit der Probatio Cert wirksam beendet.

§ 21 Annullierung von Zertifikaten

Für den Fall, dass sich nachträglich herausstellt, dass die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikats geführt haben, nicht gegeben waren oder der Kunde das Zertifizierungsverfahren in unzulässiger Weise beeinträchtigt hat und insofern die Objektivität, Neutralität oder Unabhängigkeit des Verfahren in Frage stehen, kann die Proabtio Cert Zertifikate annullieren und/oder rückwirkend für ungültig erklären.

§ 22 Einschränkung von Zertifikaten

Erfüllen Teile des zertifizierten Managementsystems oder Infrastruktur die Anforderungen nicht und versäumt der Kunde es dauerhaft oder in schwerwiegender Art und Weise die Konformität dieser Teile (wieder-)herzustellen, kann die Probatio Cert das Zertifikat auf solche Teile einschränken, die die Anforderungen erfüllen. Eine Einschränkung muss in Übereinstimmung mit den Anforderungen der zugrundliegenden Auditkriterien erfolgen.

§ 23 Informationsanfragen, Einsprüche und Beschwerden

Durch Nutzung des Kontaktformulars, telefonische oder schriftliche Kontaktaufnahme können jederzeit Informationsanfragen an die Probatio Cert gerichtet werden.

Der Kunde hat das Recht gegen Entscheidungen der Probatio Cert Einspruch einzulegen. Bei Meinungsverschiedenheiten mit den Auditoren oder bei Nichterfüllung der Erwartungen und Bedürfnisse des Kunden kann dieser eine Beschwerde an die Probatio Cert richten. Beschwerden können mündlich oder schriftlich bei der Geschäftsführung der Probatio Cert vorgetragen werden. Die Geschäftsführung bemüht sich um eine Lösung des Anliegens, ggf. unter Einbeziehung des Qualitätsmanagementbeauftragten oder anderer Ansprechpartner innerhalb der Probatio Cert. Sofern keine Lösung gefunden werden kann, ruft die Geschäftsführung in Abstimmung mit dem Kunden die Schiedsstelle der Probatio Cert schriftlich an.

Zur Überprüfung von Beschwerden ist die Probatio Cert berechtigt Dokumente und Aufzeichnungen des Kunden einzusehen. Ihr oder ihren Erfüllungsgehilfen ist Zugang zur entsprechenden Ausstattung, den Standorten, den Bereichen und dem Personal sowie den Unterauftragnehmern des Kunden zu gewähren. Der Kunde gestattet während der Überprüfung die Teilnahme von Beobachtern der Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH.

§ 24 Schiedsstelle

Die Schiedsstelle der Probatio Cert kann bei Beschwerden und in Streitfällen über Bewertung, Erteilung, Aussetzung oder Entzug eines Zertifikats angerufen werden. Die Parteien stellen den Sachverhalt schriftlich dar und vereinbaren die Entscheidung unter Ausschluss des Rechtsweges. Die Schiedsstelle besteht aus mindestens einer unabhängigen Person (Schiedsperson), die im Auftrag der Probatio Cert keine Tätigkeiten ausübt, die im Zusammenhang mit Entscheidungen über Zertifizierungen stehen. Die Schiedsperson muss nach ihrer Persönlichkeit und ihren Fähigkeiten für das Amt geeignet sein. Sie muss mindestens das 30. Lebensjahr vollendet haben und darf in keinerlei wirtschaftlicher, rechtlicher oder organisatorischer Abhängigkeit zur Probatio Cert oder den handelnden Personen stehen. Näheres regelt die Schiedsordnung der Probatio Cert.

§ 25 Dauer, Kündigung und Beendigung von Verträgen

Verträge zwischen der Probatio Cert und dem Kunden werden auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern nichts anderes vereinbart ist. Der Kunde kann ohne Angabe besonderer Gründe mit einer Frist von drei Monaten schriftlich kündigen. Im Fall der Kündigung durch den Kunden behält sich die Probatio Cert vor, bereits erbrachte Leistungen zu berechnen.

Die Probatio Cert kann dem Kunden nur aus wichtigem Grund, insbesondere bei Verletzung der §§ 5, 6 und 13, kündigen.

§ 26 Zusätzliche Bedingungen

Zusätzlich zu vorstehenden Bedingungen gelten bei einzelnen Regelwerken die jeweils spezifischen Forderungen in der jeweils gültigen Version inklusive ihrer ergänzenden Interpretationen.

§ 27 Sonstiges

Für alle Ansprüche aus dem Vertrag gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertrag ist der Sitz der Probatio Cert.

Änderungen und Ergänzungen dieser Bedingungen oder des Vertrages bedürfen der Schrift- oder Textform und müssen als solche ausdrücklich gekennzeichnet sein.

Sollten einzelne Bestimmungen der vertraglichen Vereinbarungen – einschließlich der Geschäftsbedingungen – unwirksam sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Parteien werden die unwirksamen Bestimmungen unverzüglich durch solche ersetzen, die den unwirksamen in ihrem Sinngehalt möglichst nahekommen.

Probatio Cert UG (haftungsbeschränkt)

Hauptstraße 3/4, 15907 Lübben

Telefon: 03546 22 98 147

E-Mail: info@probatio-cert.de

Internet: http://www.probatio-cert.de